Delen of mailen? *
Aangepast op 4-7-2023.
Als bijlage mailen of als link delen?
Je kunt bestanden op de ouderwetse manier als bijlage mailen, maar je kunt mensen ook de link naar een map of een bestand sturen.
Voordelen van het werken met een link zijn:
De ontvangers bekijken de map of het document via hun browser.
Het maakt niet uit op welke soort computer, tablet of smartphone ze bezig zijn.
Ze hebben geen programma nodig (Word, Excel of iets dergelijks) om het bestand te bekijken of te bewerken.
Iedereen ziet hetzelfde document op dezelfde manier en ze zien altijd de actuele versie.
Stel dat je een typefout ontdekt, of een regel wilt toevoegen, dan kan dat zonder dat je een nieuwe bijlage moet versturen: de link toont altijd de actuele situatie.
Je kunt bijvoorbeeld de link naar een conceptdocument delen en de bijdragers vragen om het aan te vullen. Iedereen werkt in hetzelfde document en ziet de veranderingen en de verandervoorstellen staan.
Delen met specifieke mensen of groepen
Je geeft anderen toegang tot een map of een bestand.
Google noemt de mensen met wie je deelt bijdragers.
In Google kun je aangeven wat bijdragers in een gedeeld bestand mogen doen:
Alleen lezen.
Voorstellen doen: ze kunnen het bestand aanpassen, maar de aanpassing moet geaccordeerd worden door iemand met bewerkrechten.
Bewerken: je kunt aanpassingen doen zonder dat hiervoor toestemming nodig is en je kun voorstellen accorderen of afwijzen.
Je kunt per persoon of groep rechten toekennen.
Je kunt de rechten naderhand aanpassen of intrekken.
Je kunt het eigenaarschap aan een ander overdragen.
Delen door een link te verspreiden (algemene toegang)
Je kunt ook een link maken naar een map of bestand.
Je geeft dan aan wie die link kunnen gebruiken.
Voorbeelden zijn:
de bijdragers,
iedereen binnen jouw organisatie,
iedereen met de link (bijvoorbeeld via een website, blog of nieuwsbrief).
Noot:
Als iemand een map of document niet expliciet met jou gedeeld heeft, maar je alleen de link heeft gestuurd, vind je het op jouw Drive niet terug in zoekresultaten of in Gedeeld met mij.
In eerste instantie ben jij de enige die het bestand kan zien:
Klik op het tandwiel om aan te geven wat mensen mogen doen:
Geef aan wat de persoon/groep mag doen:
Geef aan wie de link naar het document mag openen (Beperkt is iedereen met toegang):
Je kunt iemand:
- de toegang weer ontzeggen;
- een andere rol geven of
- eigenaar maken:
Publiceren op het internet
In plaats van een document persoonlijk of via een link te delen, kun je het ook op internet publiceren.
Google maakt dan een webpagina van het document zonder de toeters en bellen de tekstverwerker.
Dit is een mooie optie als je bijvoorbeeld een rooster of verslag wilt verspreiden via de e-mail of een website.
Je kunt het publiceren altijd weer annuleren. Het document verdwijnt dan van het internet.
Uitleg van Google:
Als je iemand de URL van een gepubliceerd bestand stuurt, krijgt hij een versie te zien die niet kan worden bewerkt en die er anders uitziet dan die van jou. Anderen zien het volgende:
Documenten: een versie zonder werkbalk.
Spreadsheets: een versie zonder werkbalk. Mensen met weergaverechten kunnen diagrammen, celopmaak en waarden van cellen zien, maar ze kunnen geen formules bekijken en niet bewerken.
Presentaties: een versie die alleen kan worden weergegeven of een versie in de presentatiemodus met dia's op volledig scherm.
Een gedeeld document:
Hetzelfde document, maar nu gepubliceerd:
Je kunt een link aanmaken (en die dan versturen) of een code aanmaken om het document in te voegen op een webpagina of in een ander document.
Je kunt aangeven of Google het gepubliceerde document actueel moet houden.
Als je het publiceren gestart hebt, zie je dit scherm. Je kunt de link via verschillende media verspreiden.Je kunt het publiceren ook stoppen.
Mailen
Twee manieren van mailen
Je kunt het mailen op twee manieren 'aanvliegen':
vanuit het geopende bestand.
Je kunt dan alleen dat bestand mailen. Je kunt dit dus niet gebruiken als je meerdere bestanden wilt sturen.
vanuit Gmail.
Dat is handig als je een complete map met inhoud of meerdere bestanden wilt verspreiden.
Vanuit het bestand e-mailen
Je kunt vanuit het bestand een mail sturen waarbij het document een bijlage is.
Je moet dan aangeven in welk formaat Google het bestand moet overzetten. Immers: je kunt een betand in Google-formaat niet als bijlage mailen, want het is een webpagina.
Je kunt ook de bijdragers e-mailen.
In deze optie stuur je degene met wie je het bestand deelt, een mailtje.
In dat mailtje zit een knop die bij het bestand uitkomt.
Bij Dit bestand e-mailen mail je het als een bijlage. Je moet aangeven in welk formaat Google het moet mailen. Het kan niet in het Google-formaat, want dat bestaat alleen in de Drive-omgeving.
De optie Bijdragers e-mailen opent een venster om de bijdragers een bericht te sturen. In de mail komt een knop te staan die naar het document linkt.
Wat de optie e-mailconcept doet, is met niet duidelijk. Hij verstuurt een mail de tekst die je intypt, maar laat het document of een link ernaartoe niet zien.
Vanuit Gmail e-mailen
Je kunt een document op drie manieren verzenden:
als bijlage;
via een link;
vanuit de Drive.
1 - Als bijlage e-mailen
Dit is de ouderwetse manier.
Je kunt alleen niet-Google-bestanden als bijlage meesturen.
De Google-bestanden zijn grijs: die kun je niet als bijlage meesturen:
2 - Als link e-mailen
Je kunt hier de link naar een bestand of map plakken.
Zorg er wel voor dat de mappen en bestanden ook gedeeld zijn met de ontvangers of dat ze voor iedereen met de link beschikbaar zijn, anders kunnen de ontvangers er niets mee.
Het kan ook de gepubliceerde link naar van een bestand zijn.
Je kunt hier de link naar een bestand of map in de Drive plakken.
Handiger is waarschijnlijk om het vanuit de Drive te delen.
3 - Invoegen vanuit de Drive
Dit is de ouderwetse manier.
Je kunt alle niet-Google-bestanden als bijlage meesturen.
Zorg er wel voor dat de mappen en bestanden ook gedeeld zijn met de ontvangers of dat ze voor iedereen met de link beschikbaar zijn, anders kunnen de ontvangers er niets mee.
Je kunt alle soorten bestanden en ook mappen selecteren.
In de mail komen knoppen te staan die doorlinken naar de bestanden.
Dit voorbeeld toont een e-mail waarin alle drie de opties zijn gebruikt.
