Yet Another Mail Merge (YAMM)
Aangepast op 6-2-2024.
Over YAMM
YAMM maakt gebruik van een Google sheet waarin minimaal het e-mailadres van de abonnees staat.
Je maakt de nieuwsbrieven als concepten (templates) in Gmail.
YAMM gebruikt Gmail om de nieuwsbrieven te verzenden (iedere abonnee krijgt zijn eigen gepersonaliseerde mailtje);
YAMM houdt in de Google sheet bij aan wie de nieuwsbrieven gestuurd zijn.
De gratis versie
Met de gratis versie kun je:
maximaal 50 mails per 24 uur versturen;
bcc en cc versturen.
bijlagen en plaatjes sturen;
zien aan wie de mail verstuurd is;
zien of de mail geopend is;
zien dat een mail niet is aangekomen (bounce);
zien of iemand (via beantwoorden) op de mail heeft gereageerd;
een link toevoegen om je af te melden voor de nieuwsbrief;
in één sheet meerdere nieuwsbrieven versturen (dus bijvoorbeeld iedere maand een).
De Premium versie
In de premium versie ($ 25 per jaar) kun je ten opzichte van de gratis versie:
400 mails per dag versturen;
de mails automatisch volgens schema versturen.
Bovendien krijg je snel antwoord op hulpvragen.
YAMM installeren
Klik in de sheet in het menu Uitbreidingen op Add-ons en dan op Add-ons toevoegen.
Je komt nu in de Google Workspace Marketplace.
Typ in het zoekvak YAMM en druk op de Entertoets.
Klik in de zoekresultaten op Mail Merge for sheets.
Klik op Installeren.
Doorloop het installatieproces en geef de toestemmingen om YAMM te kunnen laten werken.
Sluit na de installatie de Google Workspace Marketplace.
YAMM is nu geïnstalleerd.
3 - Zoek YAMM:
4 - Klik in de zoekresultaten op Mail merge for sheets:
5 - Klik op Installeren:
De eerste nieuwsbrief maken
Het concept
Maak in Gmail een concept-nieuwsbrief.
Maak een uniek onderwerp (nieuwsbrief nr #)
Zorg voor een afmeldregel met daarin deze link: https://app.yamm.com/unsubscribe
In het voorbeeld hiernaast zie je onder andere:
Het onderwerp en een variabele;
De persoonlijke aanhef;
De link om je af te melden (https://app.yamm.com/unsubscribe).
Variabelen
Je kunt kolomnamen in de sheet als variabelen in het concept zetten: zet direct voor en achter de kolomnaam twee accolades: {{kolomnaam}}.
Met het voorbeeld hiernaast kun je dus de variabelen
{{E-mailadres}}, {{Voornaam}} en {{Achternaam}} gebruiken.
Op de site yamm.com↗ staan meer voorbeelden (Engelstalig).
De sheet
Zorg voor een sheet met de e-mailadressen erin.
Selecteer in de sheet het menu Uitbreidingen | YAMM | Start met versturen.
Vul de Verzender in.
Selecteer het concept.
Klik Volg de geopende e-mails aan.
In + Alias...: voer eventueel een antwoordadres in. Als je niets invult, gaat het antwoord naar het verzendadres.
Verzend eventueel een test email.
Klik op de knop Stuur e-mails.
De sheet krijgt een kolom Merge status.
De geadresseerden krijgen een YAMM-code.
Er komt een kolom met op iedere regel de status van de mail.
2 - De sheet met e-mailadressen en eventueel andere gegevens:
YAMM houdt de status van verzonden mails bij (als je het vinkje aan had gezet in het verzendscherm).
Nieuwe abonnees verwerken
De kans is groot dat je in de loop van de tijd meer abonnees krijgt.
In de sheet ziet dat eruit zoals hiernaast.
Stuur de nieuwe abonnees een welkom-mail
De sheet blijft overzichtelijk als je deze 'truc' toepast.
Als je de melding hebt gekregen dat je een nieuwe abonnee hebt (als dit vaak gebeurt, doe je het periodiek):
Sluit het Tracking Report als dat open staat.
Selecteer Uitbreidingen | YAMM | Start met versturen.
In het scherm Start met versturen:
Selecteer het concept van de welkom-mail.
Klik Volg de geopende e-mails aan.
Klik op de knop Stuur e-mails.
De nieuwe abonnees krijgen nu de welkom-mail.
Je bent klaar om iedereen een nieuwe nieuwsbrief te sturen.
Hij heeft de laatste nieuwsbrief nog niet gehad:
1 - Sluit het Tracking Report als dat open staat:
2 - Open Start met versturen:
3 - Vul het scherm goed in en verstuur de e-mails:
De volgende nieuwsbrief versturen
Als alle abonnees de meest recente nieuwsbrief gehad hebben, kun je de volgende nieuwsbrief versturen.
Als het Tracking Report nog niet zichtbaar is, roep je het op via het menu
Uitbreidingen | YAMM | Controleer of e-mails geopend zijn.Klik op de grote plus.
Zorg dat je het volgende selecteert:
Everyone
In same sheet
In new threads
Klik op Follow Up.
Je komt nu in het scherm Start met versturen.
Zet de instellingen goed en selecteer het concept van de volgende nieuwsbrief
Verstuur de nieuwsbrief.
YAMM verstuurt de nieuwsbrieven en:
voegt een kolom toe met de resultaten;
hernoemt de kolom links daarvan naar Previous Merge en de laatste datum waarop die nieuwsbrief verstuurd is.
3 - Selecteer Everyone, Same sheet, In new threads:
4 - Klik op Follow Up:
6 - Selecteer het concept van de nieuwe nieuwsbrief en controleer of de verzender is ingevuld en het volg-vinkje aanstaat.7 - Klik op Stuur e-mails:
De nieuwe kolom en de hernoemde kolom van de vorige nieuwsbrief:
Opzeggingen
Als iemand in een nieuwsbrief op de opzeglink klikt, verschijnt op zijn regel het woord UNSUBSCRIBED met een oranje achtergrond.
Als je een volgende nieuwsbrief verstuurt, filtert YAMM de opzeggingen weg.
Je kunt de opzeggingen beheren:
Klik in het Tracking Report op Manage Unsubscriptions.
Je komt op op de site van YAMM in jouw account (log in met je Google-account als dat nodig is).
Je ziet het overzicht van de mensen die ooit hebben opgezegd.
Een opzegging toevoegen: in het vak + Add email.
Een opzegging verwijderen: klik rechts van de betreffende regel op de prullenbak.
Kortom:
Als er tussentijds abonnees zijn bijgekomen
Gebruik het menu Start met versturen om alle nieuwe abonnees de laatste mail te sturen.
Dit kun je herhalen zo vaak je wilt.
Als je de volgende nieuwsbrief wilt verzenden
Zorg dat iedereen de laatste nieuwsbrief heeft gekregen.
Gebruik in het Tracking Report de functie Follow-up om iedereen de volgende nieuwsbrief te sturen.
YAMM zorgt er zelf voor dat mensen die het abonnement hebben opgezegd, geen nieuwsbrieven meer krijgen.